Secrétaire de direction

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste la direction du département dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence du directeur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et remplit les formulaires administratifs requis;
• A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes intervenantes et intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
• Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Effectue le suivi des décisions prises par la direction et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
• Prend les dispositions relatives à l'agenda du directeur et de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les leur rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence du directeur et de sa supérieure à leurs différents rendez-vous;
• Prend connaissance des courriels et du courrier et les trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille la clientèle, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
• Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel, en particulier les dossiers relatifs aux affaires professorales, tel que les affichages, les embauches, les mouvements de personnel, les congés, les absences, les dossiers de probation, promotion et ressourcement. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
• Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles, la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, procès-verbaux, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
• En étroite collaboration avec le directeur de département et le Service talents et culture, coordonne les affichages des postes de professeures et professeurs et assure le suivi des dossiers de probation, promotion et de ressourcement;
• Participe au processus de recrutement des stagiaires postdoctoraux et les stagiaires internationaux : demande de personnel, aide financière et autres;
• Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. À la réception de relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
• Si la charge de travail de l'agente aux dossiers académiques et aux dossiers administratifs l'exige, accomplit les tâches celle-ci. À cette fin, effectue diverses activités liées à l'admission, l'inscription, au plan d'études, l'aide financière, demande de paiement, demande d'achat et rapport de déplacement;
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que activités de recrutement, portes ouvertes et journées d'accueil, congrès, voyages, etc;
• Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
• Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
• Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et télécopieur, etc.;
• Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
• Peut être appelée à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

• Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite).
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).

Durée et horaire de travail

• Emploi régulier.
• Temps complet - 35 heures par semaine.

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 25 mars 2025, à 17 h.

< IMPORTANT! Ce site est présentement en déploiement et la liste des offres disponibles sur ce site n'est pas complète. Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.