Sous la
responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la
personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs
et académiques en vigueur dans son unité. Accueille et informe les personnes
utilisatrices (professeures ou professeurs, étudiantes ou étudiants, chargées
ou chargés de cours, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de
divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à
jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le
classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Effectue des tâches
pour les différentes unités du département.
Principales
responsabilités
- Remplit les
formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du
secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des
systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou
financières ainsi que des pages Web de son unité administrative. Produit les
listes et des rapports requis à l'aide de logiciels appropriés. Exécute et
assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son unité,
telles que : tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses,
prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise,
renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
- Produit des
listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés. Vérifie
l'exactitude des données (comptables, administratives, académiques ou autres)
et apporte les corrections qui s'imposent. Applique dans ce domaine des
directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure
le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes,
demandes d'approvisionnement et réquisitions de paiement. Peut aider les
personnes responsables de la gestion des études ou administratives;
- En
collaboration avec les autorités administratives et les personnes-ressources de
l'unité, voit à la préparation, à l'organisation et à la coordination des
examens. Transmet l'information aux instances et aux personnes responsables
tout en respectant les échéanciers établis;
- Effectue la
saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique),
tels que lettres, rapports, examens, demandes de subvention, tableaux
statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des
données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation et s'assure
de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d'ordre courant;
- Organise les
réunions de l'unité, convoque les participantes et les participants, réserve
les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, prend
les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa
compétence;
- Prend les
dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure, l'informe des urgences et
conflits d'horaires et de l'emploi du temps en fonction de ces changements et
des priorités;
- Participe à la
préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que :
PRISME, ateliers, colloques, congrès, expositions. Communique avec les
personnes-ressources afin d'identifier les besoins, donne suite selon ce qui
relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
- Collabore à la
bonne marche de son unité en colligeant de l'information, en présentant sous
les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des
modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;
- Tient à jour et
explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale
différents logiciels tels que traitement de texte, bases de données, moteur de
recherche, courrier électronique, logiciel maison. Fait l'apprentissage des
nouveaux logiciels mis en application : GEADE, SAFIRH;
- Assume la
responsabilité du système de classement de son secteur et effectue le
classement et l'archivage requis, et tient à jour les tableaux d'affichage;
- Effectue des
recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique
avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;
- Accueille les
visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant les
services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son
secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la
personne utilisatrice à la personne responsable;
- Reçoit, filtre,
dirige et fait des appels téléphoniques : note et transmet les messages.
Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
- Utilise et voit
à l'entretien courant de divers appareils de bureau tels que :
micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur et calculatrice. Fait
les appels de service lorsque requis;
- Accomplit
temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Exigences
Scolarité
- Diplôme
d'études secondaires (DES).
Expérience
- Une (1) à deux
(2) années d'expérience pertinente.
Autres
- Connaissance
des logiciels de traitement de textes, de données et de communication internet.
Rémunération
Classe 5 (de 27,49 $ à 34,73 $).
Durée et
horaire de travail
- Emploi temporaire.
- Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
- Temps complet - 35 heures par semaine.
Mise en
candidature
Si ce poste
vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et
culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L’Université
souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite
les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités
ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences
du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur
demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en
situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de
sélection et d’évaluation.
Après avoir
complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec
les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui
sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de
soumission des candidatures : jeudi le 30 juillet 2026, 17 h.
IMPORTANT! Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.
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