Sous la responsabilité du chef de
section - processus administratif, la personne recherchée accueille la
clientèle étudiante de tous les cycles et répond aux questions relatives aux
règlements, aux cheminements académiques, aux changements de programmes et aux
horaires. Elle effectue divers travaux reliés à la gestion académique des
dossiers étudiants (GEADE) et tient à jour différents dossiers informatisés.
Principales responsabilités
- Accueille la clientèle étudiante
de tous les cycles et fournit les renseignements demandés en personne, par
téléphone ou par courrier électronique;
- Répond aux questions concernant
les règles et procédures de l'admission, l'inscription, l'acquittement des
frais de scolarité, les horaires, les examens, les assurances, le statut des
étudiantes et étudiants, les documents de l'immigration, etc.;
- Reçoit, analyse et approuve les
documents remis par la clientèle étudiante étrangère, canadienne et résidente
permanente. Propose des solutions aux étudiantes et étudiants, si nécessaire,
et effectue les corrections aux dossiers étudiants dans GEADE. Ces documents et
la codification de ceux-ci sont directement reliés aux frais de scolarité et à
la subvention du Ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur
(MÉES);
- Communique avec différentes
personnes intervenantes afin d'obtenir et fournir des renseignements dans le
but d'assister la clientèle étudiante. Réfère aux personnes-ressources
l'étudiante ou l'étudiant pour les cas particuliers;
- Reçoit les demandes d'admission,
vérifie et valide les documents fournis, selon les procédures établies, et
signale les anomalies à l'étudiante ou l'étudiant;
- Effectue toutes les attestations
d'admission, d'inscription et de diplomation; les personnalise et les rédige
conformément à la demande des étudiantes et des étudiants. Complète les
formulaires spéciaux exigeant le sceau de Polytechnique Montréal;
- Reçoit, effectue et complète
différents formulaires exigeant le sceau de Polytechnique Montréal, les
demandes de bulletins, les duplicatas de reçus fiscaux et les remet aux
étudiantes et étudiants;
- Perçoit et encaisse des sommes
d'argent en liquide ou autrement provenant de la clientèle étudiante et émet
les reçus requis, demande, s'il y a lieu, des références pour assurer le
remboursement des frais exigés;
- Vérifie et fait la caisse sous sa
responsabilité, prépare les dépôts pour la banque;
- Produit, corrige et compile les
transactions financières des dossiers de la communauté étudiante;
- Effectue le calcul des frais de
scolarité et des frais administratifs, fait les recherches qui s'imposent et
explique le détail des comptes aux étudiantes et étudiants et prend les
décisions en rapport avec leur dossier;
- Remet les fiches d'inscription,
les bulletins aux étudiantes et étudiants sur présentation de leur carte
d'identité et participe à l'envoi postal des avis de paiement, des bulletins,
diplômes et fiches d'inscription;
- Émet des copies de bulletins, des
duplicatas d'avis de paiement, d'impôt et fiches d'inscription lorsque requis
et effectue l'inscription des étudiantes et étudiants et, s'il y a lieu,
perçoit les arrérages;
- Procède à la validation des cartes
étudiantes, à l'identification des étudiantes et étudiants lors des quiz et
examens et remet à la communauté étudiante un laissez-passer temporaire lors de
l'oubli de la carte d'identité;
- Communique avec divers organismes
extérieurs, tels que : CEPSUM, RAMQ, STM et la compagnie d'assurance collective
dans le but de fournir ou d'obtenir des renseignements ou des documents;
- Collabore à l'admission de la
clientèle étudiante lors de période de pointe, à l'archivage des dossiers de la
communauté étudiante et à la préparation de la Collation des grades;
- Vérifie et analyse les dossiers
des étudiantes et étudiants susceptibles d'être sélectionnés par le MÉES pour
la vérification annuelle; contacte les étudiantes et étudiants, les employeuses
et employeurs pour compléter les dossiers, récupère les documents et en assure
le suivi;
- Classe et tient à jour différents
dossiers, listes et documents. Saisit la correspondance d'ordre courant et
achemine le courrier reçu des étudiantes et étudiants aux personnes
responsables des différents dossiers;
- Utilise et voit à l'entretien
courant de divers appareils tels que : système informatisé de traitement de
l'information, calculatrice et photocopieur;
- Accomplit temporairement les
tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Exigences
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires
(DES).
Expérience
- Une (1) à deux (2) années
d'expérience pertinente.
Autres
- Connaissance d'un logiciel de
traitement de textes.
Rémunération
Classe 5 (de 27,49 $ à 34,73 $).
Durée et horaire de travail
- Emploi temporaire.
- Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
- Temps complet - 35 heures par
semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse,
veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en
cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L’Université
souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite
les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités
ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences
du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur
demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en
situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de
sélection et d’évaluation.
Après avoir
complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec
les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui
sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : lundi le 22 juin 2026, à 17 h.
IMPORTANT! Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.
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