Cheffe, chef de cabinet

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne recherchée assure la gestion proactive des affaires courantes de la Direction générale, veille à la priorisation des actions et des opportunités de prises de parole et de représentation. Elle coordonne et joue un rôle conseil relativement aux activités de la personne directrice générale en assurant le suivi des communications externes et internes, notamment liées aux grands rendez-vous avec la communauté professorale et employée de Polytechnique Montréal.

Assumant un rôle clé, à la fois stratégique et tactique, cette personne prépare les interventions de la personne directrice générale en organisant son breffage, en l’accompagnant ou en représentant celle-ci auprès des partenaires. Elle veille aussi à la planification et à la mise en œuvre de mandats prioritaires qui lui sont confiés (déplacements, projets spéciaux ou stratégiques, etc.), en collaboration avec les personnes directrices fonctionnelles ou directrices départementales ainsi que les personnes directrices des services, dans le but de réaliser la vision et d'atteindre les objectifs stratégiques de l’établissement. Elle joue également un rôle important dans la gestion des plaintes et le suivi des redditions de compte requises par la Direction générale.

Enfin, elle soutient le bon fonctionnement du bureau en favorisant la fluidité des communications et l’alignement entre ses divers membres et plus largement, l’efficacité des opérations rattachées au fonctionnement ainsi qu’au développement du bureau de la Direction générale.

Principales responsabilités

• De façon proactive, assure la gestion des affaires courantes qui relèvent de la Direction générale. Priorise, planifie, organise et coordonne l'ensemble des activités du bureau de la Direction générale, et assure les suivis requis auprès des équipes concernées ainsi que toutes les communications internes et externes reliées à la fonction de la personne directrice générale;
• En consultation avec les équipes des directions fonctionnelles, des départements et des services se rattachant à la Direction générale, veille à la priorisation des activités internes et externes de la personne directrice générale et est responsable de toutes les communications reliées, notamment à l'information transmise au bureau de la Direction générale et qui en émane;
• Assure le suivi des demandes reçues par la personne adjointe à la haute direction ou par la personne directrice générale nécessitant une réflexion poussée, une priorisation ou un positionnement institutionnel. Consulte les équipes requises avec lesquelles elle porte un jugement en fonction de son niveau décisionnel, évalue les différentes avenues et recommande une ou des voies à suivre;
• Assure ou s'assure du breffage de la Direction générale lors de ses activités de représentations afin qu'elle soit prête. Cela implique notamment de veiller à la cueillette des informations clés auprès des différentes équipes et de l’organiser afin d'avoir une vue d'ensemble sur les initiatives en cours ou les projets prioritaires pour l'institution;
• Accomplit des projets pour la Direction générale en plus de collaborer et réaliser différents mandats spécifiques pour la personne directrice générale sur des projets spéciaux. Ces projets peuvent être liés, par exemple, à l’organisation de mission de la directrice générale, à différents chantiers/projets en cours ou au rayonnement interne et externe sur la scène locale et internationale;
• Assure la préparation des dossiers de la personne directrice générale, effectue des consultations préliminaires pertinentes et documente les enjeux. Procède à des analyses, établit les implications possibles, recommande des actions appropriées ou suggère des scénarios de solution et effectue les suivis nécessaires. Révise ou rédige des documents internes ou officiels;
• Agit à titre d'agente de liaison avec la Fondation et Alumni Polytechnique Montréal et est responsable de la vérification et du suivi de leurs différents dossiers avec la Direction générale;
• En collaboration avec l'équipe du Secrétariat général, veille au bon fonctionnement des rencontres de gestion reliées à la Direction générale en préparant de façon conjointe les ordres du jour et en appuyant les personnes intervenantes dans leur préparation en prévision des rencontres dans le but d'en assurer l'efficacité et la pertinence des débats et d'en assurer les aspects stratégiques;
• Accompagne la direction (ou représente, au besoin, et lorsque confiés par la personne directrice générale) et assure une représentation auprès de partenaires externes (p. ex. : institutions, partenaires d'affaires, associations professionnelles, organismes, etc.) dans le cadre de ses fonctions;   
• Participe à la planification budgétaire des projets relevant de la Direction générale;
• Fait les suivis requis concernant toutes les redditions de compte requises par la Direction générale;
• Est le premier répondant dans la gestion des plaintes adressées à la Direction générale en assurant le suivi auprès d’autres directions ou encore auprès de la personne plaignante;
• Exécute et assure certains suivis des tâches administratives attribuées à la personne directrice générale. Effectue la lecture des courriels particuliers des parties prenantes adressés à la personne directrice générale, puis suggère et rédige des réponses et effectue les suivis pertinents;
• Analyse et assure le suivi et la coordination de demandes liées à des opportunités de prises de parole, de partenariat ou de représentation;
• Accomplit tout autre mandat que pourrait lui confier la personne directrice générale.

Exigences

Scolarité

• Maîtrise en communication, gestion, en administration publique, ou dans une autre discipline appropriée.

Expérience

• Minimum de dix (10) années d'expérience pertinente dans des postes comportant des responsabilités croissantes dans une organisation comparable.
• Expérience pertinente démontrant une excellente compréhension de la gouvernance, de la règlementation et des mécanismes de coordination entre toutes les instances décisionnelles ainsi qu’une compréhension des principaux enjeux reliés aux organisations en transformation et à leur financement.
• Expérience de gestion en milieu universitaire (atout).
• Connaissance d'une troisième langue (atout).

Aptitudes et qualités recherchées

• Grande capacité à assurer la réalisation tactique d’initiatives stratégiques et prioritaires.
• Vision stratégique et sens politique orienté sur les besoins organisationnels et l'atteinte des bénéfices dans une approche systémique.
• Esprit analytique et de synthèse développé.
• Capacité d'influence, de leadership et de rôle-conseil auprès de la direction (capacité de rallier, de susciter la collaboration et l'adhésion des diverses personnes intervenantes).
• Habiletés de facilitation et aptitude pour le travail d'équipe.
• Capacité d’adaptation et à travailler efficacement sous pression sur plusieurs dossiers simultanément tout en gérant les priorités.
• Éthique de travail, comportement calme, stable, professionnalisme et discrétion, intégrité et tact absolu pour traiter un volume élevé de questions confidentielles.
• Initiative, autonomie, soucis du détail et rigueur d'exécution.
• Grande aisance relationnelle à tous les niveaux hiérarchiques et capacité à bâtir un réseau interne et externe.
• Excellentes habiletés en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais.

Rémunération

Classe 5 (de 85 377 $ à 144 560 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 23 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
• Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
• Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

• Emploi régulier.
• Durée du mandat : 5 ans.
• Temps complet - 5 jours par semaine.

Mise en candidature

Polytechnique Montréal s’est associée à la firme La tête chercheuse pour ce recrutement. Si ce défi vous intéresse, veuillez soumettre une lettre de présentation et votre curriculum vitae en français en accédant au site de La tête chercheuse. Veuillez utiliser uniquement ce lien pour soumettre votre candidature et ne pas utiliser le bouton Postuler maintenant.

Pour en savoir plus au sujet de cette possibilité de carrière, veuillez contacter Marie Custeau, à  mcusteau@latetechercheuse.com.

Polytechnique Montréal est un employeur qui offre des chances égales d’emploi. Conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité (L.C. 2019) et aux normes d’accessibilité provinciales, La tête chercheuse et Polytechnique Montréal fourniront, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler. Conformément aux règles d’immigration, la priorité sera toutefois accordée aux Canadiennes et Canadiens ainsi qu’aux résidentes et résidents permanents.

Date limite de soumission des candidatures : Vendredi, 14 mars 2025 à 17 h.

Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, La tête chercheuse communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué. Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

IMPORTANT! Ce site est présentement en déploiement et la liste des offres disponibles sur ce site n'est pas complète. Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.